W dzisiejszych czasach słowo zarządzanie używane jest do wszystkich obszarów działalności danej organizacji zarządzamy stresem, czasem, konfliktem, projektami, zespołem czy ludźmi w organizacji. Zatem czy aby na pewno nie nadużywamy słowa „zarządzanie” do działań, które z zarządzaniem nie mają nic wspólnego?

A jak słowo zarządzanie odnosi się do szkoleń?

Co powinno się wydarzyć w organizacji, aby efektywnie zorganizować szkolenie?

Szkolenie to planowany i systematyczny proces zmian w zachowaniu pracownika, umożliwiający zdobycie wiedzy, umiejętności i kompetencji potrzebnych do właściwej realizacji zadań i zaspokojenia potrzeb personalnych organizacji. Jest inwestycją w pracowników, która ma wpłynąć na podniesienie jakości i standardów pracy dzięki efektywnemu wykorzystaniu ich potencjału, a także pomóc w znalezieniu rozwiązania istniejących w firmie problemów. Celem szkolenia jest poprawa wyników pracy poszczególnych grup i osób, a także całej organizacji.

Przykładowy podział związany z organizacja szkolenia może wyglądać następująco:

1. Identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych.
2. Projektowanie szkoleń.
3. Organizacja szkolenia.
4. Raport ze szkolenia.
5. Ocena efektów szkolenia.

Pierwszym etapem jest identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych. Szkoleniowcy wspólnie z pracodawcą rozpoznają potrzeby pracowników i organizacji, których zaspokojenie wpłynie na efektywność pracy. Na tym etapie wyznaczane są cele szkolenia, poprzez wskazanie problemów i ich przyczyn, w dalszej części przygotowuje się też sposoby ich rozwiązania.

Po zdefiniowaniu celów ogólnych i szczegółowych przechodzimy do etapu projektowania szkolenia. W tej fazie należy opracować programy szkoleniowe, przyporządkować im trenerów i dobrać odpowiednie metody szkoleniowe. Samemu procesowi szkolenia można nadać różne formy w zależności od zidentyfikowanych potrzeb i sformułowanych celów. Poszczególnym metodom szkolenia odpowiadają inne poziomy efektywności. Sama natomiast organizacja szkolenia wiąże się w dużym uproszczeniu z doprowadzeniem do sytuacji kiedy na sali jest trener i uczestnicy.

Kolejnym etapem jest przygotowanie raportu ze szkolenia, stanowiącego przegląd procesu szkoleniowego z punktu widzenia trenera. Zawiera on opinie, uwagi i sugestie trenerów oraz średnią ocenę szkolenia.

Podsumowaniem i zamknięciem procesu szkoleniowego jest ocena efektów szkolenia. Jest to jeden z najistotniejszych etapów, chociażby ze względu na fakt, iż daje nam informacje o możliwości usprawnień w przyszłości. Ewaluacja to ocena przydatności i skuteczności podejmowanych działań dydaktycznych w odniesieniu do założonych celów. To także „określenie całkowitej wartości programu, systemu lub kursu szkoleniowego pod względem korzyści i opłacalności” . Dotyczy ona nie tylko osiągnięcia założonych celów kursu, ale i ogółu korzyści z wdrożenia programu szkoleniowego i zastosowania w praktyce zdobytej wiedzy. Stworzenie jednolitego systemu oceny programów szkoleniowych nie jest łatwym zadaniem. W praktyce nie mierzy się efektywności szkolenia ogólnie, lecz na podstawie pierwszej reakcji uczestników (czy się podobało?). Ewaluacja służy do zbadania mocnych i słabych stron szkolenia oraz do określenia, którzy uczestnicy najmniej lub najwięcej skorzystali z programu. W jej trakcie sprawdza się, czy program był odpowiednio dobrany do celu i grupy uczestników, a także do kompetencji trenera. Ewaluacja nie tylko odpowiada na pytanie, jak można udoskonalić podobne projekty szkoleniowe w przyszłości, ale też odgrywa rolę motywującą w stosunku do osób szkolonych, które otrzymują konstruktywną i pozytywną informację zwrotną, dotyczącą wyników procesu doskonalenia.

Popularnością wśród firm szkoleniowych cieszy się metoda ewaluacji, opracowana przez Donalda Kirkpatricka. Zakłada ona ocenę szkolenia na czterech poziomach: reakcji (czy uczestnicy są zadowoleni ze szkolenia?), wiedzy i umiejętności (czego nauczyli się w trakcie zajęć?), zachowania (jak zmieniło się ich podejście do pracy?) oraz wyników (jaka jest relacja między kosztami szkolenia a jego efektami?). O ile ewaluacja szkoleń to temat dość dobrze zbadany i opracowany, o tyle bezpośrednie efekty biznesowe trudniej poddają się analizie. Uchwycenie bezpośredniego przełożenia ekonomicznego jest skomplikowane. Wiedzę i umiejętności pracownika można dość precyzyjnie określić na przykład poprzez development center, nie istnieją jednak proste narzędzia, które pozwolą precyzyjnie stwierdzić, że po przeprowadzeniu danego szkolenia przychody firmy wzrosną, dajmy na to, o 10 proc.

Jeżeli zatem spojrzymy na wszystkie działania związane z profesjonalną organizacją szkoleń to śmiało możemy powiedzieć, że ten jedynie ww. skrótowy opis najważniejszych działań związanych z organizacją szkoleń pokazuje nam skomplikowanie całego przedsięwzięcia, które bez posiadania odpowiednich narzędzi i kompetencji, może okazać się niewykonalne. Tak więc kiedy zarządzamy szkoleniami i kiedy terminu zarządzanie możemy używać w odniesieniu do szkoleń? Wtedy kiedy posiadamy odpowiednie procesy, narzędzia i umiejętności ich wykorzystania służące do realizacji celu ukierunkowanego na rozwój kompetencji pracowników w organizacji i tym samych do efektywniejszego jej funkcjonowania. Brak takiego konkretnego podejścia ogranicza wykorzystanie szkoleń jako instrumentu rozwoju organizacji i jej członków, którzy to nie wpisują się w podstawową definicję gdzie:

„Zarządzanie to zestaw działań skierowanych na zasoby organizacji wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji” (Griffin)