W biznesie ocena efektywności szkoleń to bardzo ważny i obowiązkowy etap rozliczenia inwestycji w rozwój pracowników i potencjał firmy. A czy w administracji dokonuje się takiej oceny? Czy pogłębiona analiza nad prowadzonymi działaniami szkoleniowymi niesie dla pracodawcy publicznego jakieś korzyści finansowe lub merytoryczne?

Dysponujemy wieloma modelami oceny efektywności szkoleń. Odpowiadają one na różne pytania i równocześnie umożliwiają tworzenie oraz doskonalenie procesów polityki szkoleniowej stosowanej w organizacjach zarówno prywatnych jak i publicznych. Niezależnie jednak od wybranego modelu wszystkie zmierzają do odpowiedzi na pytanie czy poczyniona inwestycja w pracownika (w postaci szkolenia) opłacała się organizacji. Poza tym są narzędziem pomocnym w prawidłowym definiowaniu obszarów szkoleniowych wartych dalszego wzmożonego inwestowania, częściowego ograniczania nakładów lub całkowitego usuwania z listy priorytetów organizacji.

Na podstawie ewaluacji pracodawca powinien wiedzieć czy podjął trafne decyzje szkoleniowe m.in. dotyczące wyboru odpowiedniej grupy pracowników, odpowiedniego tematu czy wreszcie wyboru odpowiedniej firmy szkoleniowej. Ocena efektywności programu szkoleniowego opiera się na analizie procesu szkolenia i zmian w zachowaniach oraz efektywności pracowników objętych takim procesem. Ewaluacja odnosi się do celów związanych ze zmianą wiedzy, zachowań i postaw uczestników, z których jedne osiągane są w trakcie szkolenie, inne bezpośrednio po jego zakończeniu, a jeszcze inne w dłuższej perspektywie czasowej. Ocena efektywności prowadzona po zakończeniu szkolenia przedstawia efekty prowadzonych działań, szkolenia i stopień realizacji zakładanych celów. Czy takich danych dostarczają zespoły zajmujące się szkoleniami w administracji, czy narzędzia używane w takich zespołach generują taką wiedzę?

Jeżeli mamy wątpliwości, to warto zastanowić się od czego zacząć, aby pracodawca przed kolejną decyzją szkoleniową dysponował powyższymi danymi. Poniżej prezentuję Państwu najpopularniejszą, a jednocześnie najbardziej przystępną teorię oceny efektywności szkoleń.

Metodologia wg. Donalda Kirkpatricka (z uzupełnieniem o metodologię Jacka Phillipsa)

W jaki sposób przeprowadzić ocenę efektywności szkolenia w administracji? W procesie ewaluacji programów szkoleniowych najczęściej stosowane jest podejście zgodne z metodologią oceny efektywności programów szkoleniowych wg Donalda Kirkpatricka. Podejście D. Kirkpatricka koncentruje się na ocenie procesu szkolenia na czterech poziomach:

• poziom I – Reakcja – polegający na określeniu poziomu satysfakcji uczestników bezpośrednio po szkoleniu, w którym uczestniczyli;
• poziom II – Uczenie się – polegający na określeniu poziomu wiedzy i umiejętności, jakie nabyli uczestnicy w trakcie szkolenia;
• poziom III – Zastosowanie – polegający na określeniu stopnia transferu wiedzy i umiejętności nabytych w trakcie szkolenia do miejsca pracy, tj. sprawdzenie, czy wiedza i umiejętności nabyte podczas szkolenia są przez pracowników rzeczywiście stosowane, na ile sposób pracy zmienił się pod wpływem szkolenia;
• poziom IV (wg. Jack Phillips) – Wyniki – polegający na określeniu ostatecznych efektów szkolenia, tj. porównaniu wartości finansowej wyników szkolenia z jego kosztami i obliczeniu, jak efektywną inwestycją było szkolenie.

Poziom oceny efektywności szkolenia powinien być każdorazowo dopasowywany do specyfiki danego procesu szkoleniowego (dotyczy poziomów II-III). Jedynie ocena efektywności szkolenia na poziomie I – Reakcja powinna być obligatoryjnie prowadzona we wszystkich programach szkoleniowych, na które pracodawca kieruje pracowników.

Ocena szkolenia na poziomie I – Reakcji uczestników

Kwestionariusze wykorzystywane do oceny szkolenia bezpośrednio po jego zakończeniu służą do oceny reakcji uczestników: tj. oczekiwań w stosunku do możliwości spożytkowania w procesie pracy wiedzy i umiejętności zdobytych w trakcie szkolenia oraz ogólną, subiektywną ocenę programu szkoleniowego:

• dostarczają opinii dotyczących programu, jak również sugestii mogących mieć wpływ na udoskonalenie programu,
• informują uczestników, że zadaniem trenerów jest niesienie im pomocy w celu podniesienia ich kwalifikacji oraz kontrolowanie efektywności szkolenia,
• dostarczają informacji, które będzie można przekazać menedżerom lub innym osobom zainteresowanym przebiegiem programu.

Kto powinien przeprowadzać ewaluację szkolenia na poziomie Reakcja? Zazwyczaj ocenę efektywności szkolenia na tym poziomie przeprowadza firma szkoleniowa która prowadziła szkolenie. Oczywiście wyniki powinny zostać przedstawione zleceniodawcy, jak również zakres ankiety powinien być ustalony z firmą zlecającą przeprowadzenie szkolenia. Ten typ oceny w administracji jest stosowany, ale bardzo często jest to jedyna ocena szkolenia jaka jest dokonywana.

Ocena efektywności szkolenia na poziomie II – Uczenie się

Pomiar efektów uczenia się jest bardzo istotny, gdyż nie jest możliwa zmiana zachowań bez zmiany nastawienia uczestnika szkolenia w wyniku odbytego szkolenia i/lub podniesienia umiejętności. Ocena procesu uczenia się związana jest z dostarczeniem informacji:

• jaka wiedza została przyswojona,
• jakie umiejętności zostały nabyte lub usprawnione,
• które postawy zostały zmienione.

Test jest prostym narzędziem oceny nielubianym przez uczestników, a jednak dostarcza sporej informacji na temat zdobytej wiedzy. Dlaczego zatem nie może stać się obligatoryjny przy realizacji szkoleń np. zamkniętych, gdzie główny ciężar budowy, przeprowadzenia i interpretacji wyników leżałby po stronie wykonawcy szkolenia i byłby stałym elementem raportu z wykonanej usługi szkoleniowej?

Ocena efektywności szkolenia na poziomie III – Zastosowanie

Kwestionariusze wykorzystywane do oceny transferu wiedzy i umiejętności nabytych w trakcie szkolenia do miejsca pracy pozwalają na określenie zakresu zmian w zachowaniu uczestników wyniku programu szkoleniowego. Dostarczają opinii na temat stopnia trudności w praktycznym stosowaniu nabytej na szkoleniu wiedzy lub poznanych umiejętności poprzez konkretne zachowania. Informują o przyczynach trudności w transferze wiedzy i umiejętności nabytych na szkoleniu w konkretne środowiska pracy. Wskazują na rolę menedżerów w procesie transferu wiedzy i umiejętności do codziennej pracy uczestników szkoleń. Dostarczają informacji, które będzie można przekazać menedżerom lub innym osobom zainteresowanym efektywnością szkoleń na poziomie Zastosowanie. Pomiar transferu wiedzy i umiejętności nabytych w trackie szkolenia dokonywany jest za pomocą projektowanych do danego programu szkoleniowego kwestionariuszy wywiadu i obserwacji, które pozwalają odpowiedzieć na następujące pytania:

• W jakim stopniu, dzięki szkoleniu, uległa zmianie praca uczestnika szkolenia?
• Jakie zachowania uległy zmianie?
• Jakie są efekty zmiany zachowań?
• Jakie są powody braku zmiany zachowań/ efektów?
• Jaką rolę odgrywa przełożony w procesie transferu wiedzy i umiejętności nabytych na szkoleniu do miejsca pracy uczestnika?
• Czy w przyszłości uczestnik planuje zmianę niektórych swoich zachowań?

To tego etapu już rzadko w administracji docieramy a przecież dopiero teraz odpowiadamy sobie na pytanie czy zdobyta wiedza na szkoleniu jest przez pracownika wykorzystywana w praktyce czy w związku z tym pracuje lepiej wydajniej i szybciej?

Ocena efektywności szkolenia na poziomie IV – Wynik

Poziom 4 – Wyników pozwala określić, jakie korzyści uzyskuje organizacja z udziału jej pracowników w szkoleniu. Na tym poziomie poszukuje się przede wszystkim danych potwierdzających ekonomiczną efektywność szkolenia w postaci wzrostu sprzedaży czy produkcji, wydajności pracy, zmniejszenia rotacji pracowników itd. Trudnością jest odizolowanie efektu szkoleniowego od innych czynników wpływających na wymierne wyniki organizacji. Efekty szkolenia jednak można próbować określić, wykorzystując techniki takie jak: metoda grupy kontrolnej, analiza trendu, metody prognozowania, oszacowania. Decydując się na ocenę efektywności szkolenia na tym poziomie warto wiedzieć, że najczęściej stosowaną metodą jest metoda ROI (Return on Investment)

ROI=(Korzyści netto z inwestycji / Suma kosztów inwestycji) * 100%

Celem dokonywania oceny efektywności inwestycji szkoleniowej jest:

• określenie zysku finansowego, który wiążę się ze zmianą spowodowaną przez szkolenie,
• ocena ile warta jest zmiana, do której doprowadziło szkolenie,
• dostarczenie informacji, jaki jest stosunek wydatków na szkolenie do zysków w postaci wymiernych efektów związanych z celami szkolenia,
• definiowanie efektów biznesowych szkolenia i ocena zwrotu inwestycji w szkolenie.

Tą metodę warto jednak stosować przy szkoleniach wymagających wyższych nakładów finansowych i dotyczących zwiększenia kompetencji w strategicznych obszarach wiedzy danej organizacji (np. przeznaczonych dla kluczowej kadry Urzędu). Metoda ta wymaga większego zaangażowania merytorycznego ze względu na konieczność precyzyjnego wyizolowanie efektu szkoleniowego, niemniej pozwala zaobserwować realną wartość finansową/wartość zmiany potencjału danego procesu dla budowania sprawności i przewagi organizacji.

Odpowiadając zatem na pytanie postawione na początku artykułu – czy ocena efektywności szkoleń niesie korzyści dla pracodawcy publicznego – należy pozytywnie określić takie działania, które zmierzają do zwiększania świadomości racjonalności i efektywności inwestowania środków publicznych w proces szkolenia pracowników urzędów. Rozszerzenie oceny poza poziom I – Reakcja i konsekwentne stosowanie kolejnych szczebli ewaluacji zwiększy jakość wydatkowania ograniczonych środków na szkolenia i umożliwi realizację celów stawianych przed urzędem. Każdy kolejny stopień oceny – aż po ocenę zwrotu z inwestycji – będzie stanowił dobrą bazę do trafnych decyzji dot. polityki szkoleniowej i w konsekwencji do budowania oczekiwanego przez kierownictwo urzędu potencjału organizacji.