22.04.2024 (Poniedzialek)

Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • przepisy wykonawcze do Ustawy,
  • wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
  • normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy.

Dokumentacja i jej rodzaje:

• • definicja dokumentu,
  • podstawowe obowiązki aktotwórców,
  • rodzaje dokumentacji.

Obieg dokumentacji w podmiocie:

• • system kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych,
  • rejestracja przesyłek i ich rodzaje,
  • jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie,
  • rejestracja spraw – znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworzaca i nie tworząca spraw,
  • spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi,
  • klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów.

Archiwizacja dokumentów:

• • przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych,
  • przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego:
    • uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji,
    • opisanie jednostek archiwalnych,
    • sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji,
  • archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych).

Funkcjonowanie archiwum zakładowego:

• • organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego,
  • przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
  • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego,
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania,
  • przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie,
  • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
  • sprawozdawczość archiwum zakładowego.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych.

Sesja pytań i odpowiedzi.