22.11.2023 (Środa)

Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • przepisy wykonawcze do Ustawy,
  • wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
  • normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy.

Dokumentacja i jej rodzaje:

• • definicja dokumentu,
  • podstawowe obowiązki aktotwórców,
  • rodzaje dokumentacji.

Obieg dokumentacji w podmiocie:

• • pojęcie dokumentacji i jej rodzaje,
  • system kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych,
  • punkt kancelaryjny, rejestracja przesyłek i ich rodzaje,
  • skład informatycznych nośników danych i skład chronologiczny,
  • jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie,
  • dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw,
  • rejestracja i znakowanie spraw – spis spraw, budowa znaku sprawy,
  • teczka rzeczowa i jej rodzaje,
  • klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów,
  • rola i zadania archiwisty w procesie obiegu dokumentów.

Archiwizacja dokumentów:

• • przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych,
  • przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego (uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji, opisanie jednostek archiwalnych, sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji)
  • archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych),
  • standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych,
  • sukcesja archiwalna i archiwizacja dokumentacji odziedziczonej.

Funkcjonowanie archiwum zakładowego/składnicy akt:

• • organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego,
  • przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie,
  • udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania,
  • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
  • sprawozdawczość archiwum zakładowego.

Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych.

Sesja pytań i odpowiedzi.