21.03.2023 (Wtorek)

Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w jednostce:

• • przepisy archiwalne,
  • przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją pracowniczą,
  • wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Miejsce dokumentacji pracowniczej w obiegu dokumentów w jednostce:

• • system kancelaryjny,
  • dokumentacja aktowa, tworząca i nie tworząca akt sprawy – znak sprawy, teczka rzeczowa, teczka podmiotu/przedmiotu sprawy, teczka zbiorcza,
  • jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i ujęcie w nim zmian sposobu postępowania z dokumentacja pracowniczą po 1 stycznia 2019 r.
  • prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej:
    • pojęcie dokumentacji pracowniczej i jego implikacje,
    • zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
    • obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników,
  • kwalifikacja archiwalna dokumentacji pracowniczej:
    • dokumentacja pracownicza jako dokumentacja niearchiwalna – B10 czy B50?
    • dokumentacja pracownicza jako materiały archiwalne – kiedy?
    • kryteria zmian okresów przechowywania dokumentacji i sposobu ich obliczania,
  • akta osobowe – papierowe, czy elektroniczne, zawartość
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – zbiorcza, czy indywidualna?

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej:

• • przechowywanie dokumentacji osobowej w komórkach organizacyjnych,
  • przekazywanie dokumentacji pracowniczej do archiwum zakładowego,
    • porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych,
    • opisywanie teczek – specyfika dokumentacji pracowniczej,
    • sporządzanie ewidencji,
  • organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego,
  • archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych),
  • przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie,
  • udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
  • brakowanie dokumentacji (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania – szczególne wymogi w zakresie brakowania,
  • dokumentacji pracowniczej,
  • dokumentacja pracownicza a ochrona danych osobowych.

Sesja pytań i odpowiedzi.