29.12.2023 (Piątek)

Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• • przepisy archiwalne,
    • ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
    • rozporządzenia wykonawcze do ustawy,
  • przepisy dotyczące ochrony danych osobowych,
    • krajowe (UODO),
    • unijne (RODO).

Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji:

• • dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych,
  • zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania,
  • ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt.

Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych:

• • obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień,
  • prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
    • ograniczenie prawa do bycia zapomnianym,
    • ograniczenie prawa do sprostowania,
    • ograniczenie prawa dostępu do danych,
    • obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne,
    • zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych.

Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych:

• • organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego,
  • uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych,
  • przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum,
  • stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt,
  • stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję,
  • zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów,
  • prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą,
  • prowadzenie rejestru zawartych umów,
  • obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja,
  • prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych,
  • udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
  • kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych,
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO,
  • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Sesja pytań i odpowiedzi.