Budowa własnego wizerunku w sekretariacie (personal branding):

• • co to jest personal branding,
  • co stanowi o marce w sekretariacie,
  • analiza i interpretacja własnej marki,
  • mocne i słabe strony,
  • budowa własnego wizerunku w oparciu o wzmocnienie pewności siebie.

 Zakres obowiązków asystenckich w kontekście zadań podkreślających własną markę:

• • kalendarz szefa,
  • organizacja spotkań,
  • obsługa klienta,
  • obieg dokumentów w sekretariacie,
  • organizacja podróży służbowych.

Zarządzanie zmianą w sekretariacie:

• • źródła i motory zmian,
  • potrzeby zmian,
  • rekcje człowieka na zmiany,
  • rola asystenta w procesie wprowadzania zmian,
  • etapy wdrażania zmian,
  • obszar wspierania szefa w procesie wprowadzania zmian,
  • kompetencje niezbędne w procesie wprowadzania zmian.

 Profesjonalne zarządzanie czasem własnym i czasem szefa:

• • selektywność działania,
  • zachowanie prawidłowej struktury wykonywanych czynności,
  • planowanie pracy własnej, kryteria zadań ważnych,
  • myślenie w kategoriach celu – zasad SMART, ekologia celów, analiza spójności celów w czasie,
  • racjonalna organizacja zebrań, narad, konferencji,
  • efektywne gromadzenie i przekazywanie informacji,
  • badanie rzeczywistego wykorzystania czasu,
  • ustalanie priorytetów (krótko i długofalowych, spójnych i pozostających w sprzeczności).

Umiejętność komunikacji na wyższym poziomie:

• • asertywna współpraca w sekretariacie,
  • komunikacja werbalna na najwyższym poziomie,
  • jakie zadania delegujemy,
  • komunikacja zespołowa.

Umiejętność publicznego przemawiania:

• • zasady wystąpień,
  • kiedy asystent ma szanse wystąpienia,
  • najczęściej popełniane błędy,
  • standardy komunikacji podczas przemówień.

Najnowsze rozwiązania technologiczne w pracy asystenta:

• • narzędzia online,
  • aplikacje na telefon,
  • programy do tworzenia prezentacji.

Fundamentalne zasady savoir-vivre w pracy:

• • etykieta biznesu a etykieta towarzyska – różnice i elementy wspólne,
  • precedencja – zasady pierwszeństwa w ujęciu funkcjonowania administracji publicznej,
  • reguły i pryncypia biznesowego savoir-vivre.

Powitania jako element, budujący pierwsze wrażenie:

• • formy powitań w relacjach zawodowych,
  • kolejność powitania z uwzględnianiem precedencji w różnych sytuacjach zawodowych,
  • rodzaje uścisków dłoni i ich znaczenia. Prawidłowy sposób podawania dłoni,
  • przedstawianie siebie i innych w sytuacjach oficjalnych,
  • właściwe tytułowanie w kontaktach służbowych.

Podejmowanie gości w urzędzie:

• • zasady zachowania przy recepcji, w sekretariacie, w windzie, na korytarzu, w szatni, na schodach,
  • small talk – sztuka małej rozmowy,
  • rozsadzanie przy stole konferencyjnym,
  • podawanie poczęstunku gościom urzędu (przyjmowanie zamówień i serwowanie).

Asertywna uprzejmość:

• • relacje ze współpracownikami, klientami, kontrahentami – jak prosić, odmawiać, zwracać uwagę, dawać informację zwrotną uprzejmie i asertywnie,
  • jak z klasą rozwiązywać trudne sytuacje w relacjach służbowych.

Zasady komunikacji telefonicznej i elektronicznej:

• • trudne sytuacje przez telefon – sposoby radzenia sobie z nimi,
  • najczęstsze gafy telefoniczne,
  • zwroty grzecznościowe w korespondencji,
  • netykieta – sztuka komunikacji elektronicznej.

Dress code – co, kiedy i jak nosić do pracy w administracji publicznej:

• • ubiór służbowy – zasady doboru strojów do zawodowych okazji,
  • style ubioru do pracy (formal dress, business casual, smart casual),
  • fryzura, makijaż, dodatki stosowne w pracy,
  • jakich błędów unikać w budowaniu profesjonalnego wizerunku,
  • dress code rozkodowany – stosowane skróty na zaproszeniach.