09.05.2023 (Wtorek)

Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej,
  • wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
  • ustawa o doręczeniach elektronicznych.

Rodzaje współczesnej dokumentacji:

• • definicja dokumentu – dokumentacja elektroniczna i papierowa,
  • system kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych,
  • czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania,
  • rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu w systemie EZD i sposoby ich procedowania.

EZD jako podstawowy czy wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw:

• • pojęcia i ważne terminy,
  • akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
  • wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje.

Czynności kancelaryjne w systemie EZD:

• • zadania punktów kancelaryjnych:
    • rejestracja wpływów,
    • odwzorowanie cyfrowe (skanowanie),
    • wprowadzanie metadanych,
    • tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,
    • prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
    • wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
    • przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
    • wysyłka pisma papierowego i elektronicznego,
  • zadania kierowników komórek organizacyjnych i kierownika jednostki,
  • zadania prowadzących sprawy – rejestracja i prowadzenia spraw w EZD.

Doręczenia elektroniczne:

• • usługi doręczenia elektronicznego i hybrydowego,
  • adres do doręczeń elektronicznych i baza adresów,
  • zarządzanie skrzynką doręczeń,
  • operator wyznaczony i jego obowiązki,
  • wymogi techniczne i organizacyjne,
  • integracja z systemem EZD,
  • wyjątki od doręczenia elektronicznego.

Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD:

• • organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
  • przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt).
  • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
  • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Sesja pytań i odpowiedzi.