Urzędnik rozpoczynający pracę potrafi pisać po polsku, bo tego nauczył się w szkole. Szybko jednak „urzędowa fala” każe mu dostosować się do zwyczajów językowych panujących w biurze.

Powszechnie krytykujemy język urzędowy lub urzędniczy za to, że jest zbyt kategoryczny, przepełniony żargonem prawniczym i pełnym tak zwanych brukselizmów. Często jest po prostu niezrozumiały.

Jednak nie w braku znajomości zasad językowych tkwi problem, a w ogólnej ocenie przez urzędników swojego miejsca w społeczeństwie. Trudno mówić o etosie urzędnika w naszym kraju, gdy nadal nie udało się stworzyć służby cywilnej z prawdziwego zdarzenia, wciąż stanowiska są obsadzane z nadania partyjnego, ludzie latami są zatrudniani jako pełniący obowiązki, a początek nowego rozdania politycznego oznacza czystki w urzędach. Najgorsze jest jednak to, że urzędnicy pogodzili się z tym, że są „młodszymi braćmi” polityków i prawników i dlatego nie muszą być samodzielni.

Wady pisma urzędowego

Urzędnik rozpoczynający pracę potrafi pisać po polsku, bo tego nauczył się w szkole i na studiach. Szybko jednak „urzędowa fala”, podobna do tej wojskowej, ustawia młodego człowieka w szeregu i każe mu dostosować się do panujących zwyczajów w urzędzie. Jego język musi się dopasować do wymagań przełożonego: bo takie są zasady, bo wszyscy tak robią, bo tak jest wygodniej.

Główne wady pisma urzędowego wynikają stąd, że urzędnik:

• pisze dla przełożonego, czyli tak jak ten sobie życzy,
• nie ma obowiązku pisania streszczenia ani tłumaczenia problemu,
• bezkrytycznie cytuje przepisy prawa, bo nie zajmuje się ich interpretowaniem,
• nie ma respektu do klienta/petenta, dopóki nie grozi mu urzędowa skarga,
• z powodu rutyny i schematyzmu zatraca umiejętność swobodnego posługiwania się językiem polskim.

Nie ma mowy o tłumaczeniu petentom ich sytuacji, bo urzędnik stosuje przepisy prawa, a nie je interpretuje. Jest to samobójcze przekonanie całego środowiska. Bezkrytyczne kopiowanie ustaw i rozporządzeń powoduje, że niemal w każdym piśmie urzędowym zobaczymy jakiś ciąg paragrafów i odwołań prawnych. Natłok żargonu prawniczego po prostu przytłacza. A przecież wystarczy, żeby stosowne przepisy umieścić na końcu pisma, z dopiskiem: podstawa prawna.

Jeszcze gorsza sytuacja jest wówczas, gdy w piśmie urzędowym dominują „strachy-paragafy”, czyli sformułowania, z których wynika, że koniecznie i natychmiast musimy coś zrobić, bo jeśli nie to…, i tu następuje wyliczenie przepisów bardzo kategorycznych, takich, które mają wytworzyć w nas poczucie winy.

Struktura języka urzędowego

W życiu posługujemy się różnymi językami, np. domowym, szkolnym, branżowym itd. Każdy z nich ma inną strukturę. Edukację zaczynamy w szkole, gdzie uczy się nas, że w wypracowaniu powinny być: wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Język prawniczy charakteryzuje się tym, że musi być sentencja oraz uzasadnienie. Innego rodzaju jest język dziennikarski, gdzie najważniejszy jest lid, a następne akapity układa się według zasady odwróconej piramidy.

Również język urzędowy ma swoją strukturę, która wygląda następująco: decyzja, wyjaśnienie/wytłumaczenie oraz podstawa prawna.

Zawód urzędnika jest zawodem zaufania publicznego i parafrazując określenie dotyczące lekarzy, można powiedzieć, że powinniśmy mieć urzędnika pierwszego kontaktu. Powinien on być naszym cicerone, czyli przewodnikiem w gąszczu przepisów prawnych. Niezrozumiała jest sytuacja, w której urzędnik abdykuje i mówi, że tłumaczenie przepisów nie należy do jego obowiązków.

Decyzja, dokument, pismo

W prawie jest niewiele definicji opisujących, czym jest dokument urzędowy. Identycznie zapisano w art. 76. § 1 kodeksu postępowania administracyjnego oraz w art. 244 § 1 kodeksu postępowania cywilnego, że: „Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone (zaświadczone)”.

Na potrzeby informacji publicznej pojęcie dokumentu urzędowego zostało zdefiniowane w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Art. 6, ust. 2 stanowi, że „Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy”.

Kodeks postępowania administracyjnego szerzej zajmuje się i precyzuje, jakie elementy powinny zostać zawarte w decyzji urzędowej (nie w dokumencie).

„Art. 107. § 1. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.
§ 2. Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.
§ 3. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa”.
W § 4 i 5 wskazano, że w niektórych przypadkach można odstąpić od uzasadnienia decyzji.

W rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. opisującym instrukcję kancelaryjną została zawarta następująca definicja pisma (nie dokumentu): „Pismo – wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia”.

Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy, ale chodzi głównie o spisy zdawczo-odbiorcze, spisy materiałów archiwalnych, ewidencję udostępnionych akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt itp.

Niektóre urzędy, takie jak Kancelaria Prezydenta RP, opracowały własne wzorce dokumentów urzędowych, ze szczegółowym uwzględnieniem czcionki, wyglądu pisma i przede wszystkim sygnatur.

Nie forma, lecz treść

W art. 6 ust. 1 w pkt 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej zapisano, że udostępnieniu podlega informacja publiczna, m.in. o danych publicznych, w tym treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć.

Nie ma mowy o tłumaczeniu petentom ich sytuacji, bo urzędnik stosuje przepisy prawa, a nie je interpretuje

W orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntowany jest pogląd, że treść, a nie forma, przesądza o tym, czy dany akt jest decyzją administracyjną. Jeżeli więc sprawa administracyjna podlega załatwieniu w drodze decyzji, to za decyzję należy uznać pismo organu rozstrzygającego, zawierające co najmniej oznaczenie tego organu, oznaczenie adresata aktu, rozstrzygnięcie w sprawie oraz podpis upoważnionego pracownika organu, gdyż spełnia to minimum podstawowych warunków wymienionych w art. 107 § 1 k.p.a. Takie jest m.in. stanowisko np. Naczelnego Sądu Administracyjnego zawarte w wyroku z 22 września 1981 r. (sygn. akt: SA 791/81).

Przykłady

Autentyczne fragmenty urzędniczych pism, które raczej nie są poprawne. „Wydział Budżetowo-Księgowy po dokonaniu rozliczenia należności stwierdził, że zobowiązany nie spełnił świadczenia w podanych poniżej terminach płatności”. Krótko mówiąc, ktoś nie zapłacił, więc będzie musiał zapłacić, bo tak stwierdził jakiś wydział, nie naczelnik, nie kierownik wydziału, tylko bezosobowy organ.

„Komisja lekarska ZUS na podstawie analizy zawartej w aktach dokumentacji medycznej, w tym opinii konsultanta ZUS oraz w wyniku badania bezpośredniego wydała w dniu 17 listopada 2008 roku orzeczenie nieustalające niezdolności do pracy”.
Zagadka, czy podwójne zaprzeczenie może świadczyć o tym, że komisja lekarska stwierdziła zgodność do pracy? Nie, ona tylko umyła ręce i nic nie stwierdziła.

Nagłówek i zwrot pożegnalny

W nagłówku umieszczamy formy grzecznościowe takie jak: Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Zgodnie z tradycją i zasadami interpunkcji po zwrocie grzecznościowym stosuje się wykrzyknik albo przecinek. Następny akapit po wykrzykniku zaczynamy wielką literą, a po przecinku małą literą. Co do tego upierają się językoznawcy, jednak praktyka jest w tej dziedzinie różna. Powszechnie nie dbamy o te zasady, często po nagłówku nie stawiamy nic, a nowy akapit zaczynamy od dużej litery. Zdarza się nawet, że stawiamy kropkę po Szanowny Panie.

Raczej nie należy stosować słowa „witam” na powitanie. Jest one źle ocenianie przez profesorów języka polskiego, jako zbyt poufałe lub nawet jako przejaw wyższości tego, kto wita. Jednak w korespondencji e-mailowej słowo „witam” zadomowiło się już na dobre. Chyba z tej przyczyny, że w zasadzie nie wiemy, kiedy ktoś odczyta naszego e-maila: w dzień, czy w nocy, dlatego na wszelki wypadek nie piszemy dzień dobry, ani dobry wieczór, a wybieramy neutralne witam.

Zawsze warto także dopisać odpowiedni tytuł osoby do której kierujemy pismo, czyli np. Panie Profesorze, Dyrektorze itd. Obecnie coraz rzadziej stosuje już nieco zapomnianą formułę P.T., czyli pleno titulo (łac. z zachowaniem należnych tytułów).

Nazwiska w języku polskim się odmieniają! Jest to jedna z bardziej kategorycznych reguł w naszym języku, który jest fleksyjny (podobnie jak łacina), a więc stara się odmieniać wszystko, co napotka na drodze. Nazwiska: Kołodko, Ziobro należy odmieniać, tak jak się odmienia wyraz „woda”. Nawet nazwisko Korwin-Mikke można odmieniać (np. opinia Korwina-Mikkego, choć historycznie pierwszy człon pochodzi od herbu, a więc nie powinien być odmieniany. Kto jednak dziś jeszcze pamięta o herbach? Dodatkowo gros z nich kończy się na literę „a”, tak jak Dołęga, Wieniawa i dlatego ich odmienianie wydaje się naturalne.
Na zakończenie pisma, po słowach: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku itp. nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego, bo w tym miejscu następuje podpis, który kończy pismo lub list.

Jaki powinien być język pisma urzędowego?

Pismo urzędowe powinno:

• być zrozumiałe dla adresata,
• wykazywać szacunek dla adresata,
• być poprawne językowo,
• zwięzłe,
• z określoną strukturą tekstu.

Wielką czy małą literą

Elementem niemal każdego pisma urzędowego są nazwy urzędów i instytucji. Przypomnijmy zatem: nazwy własne wszelkiego typu urzędów, instytucji, szkół, poradni, przychodni, organizacji, klubów sportowych, jednostek wojskowych itd. zapisujemy wielką literą. Np. Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Gimnazjum nr 3 w Kaliszu, Szpital Wojewódzki w Katowicach, Związek Nauczycielstwa Polskiego, Specjalistyczna Poradnia Kardiologiczna.
Oficjalną nazwą organu zarządzającego, przykładowo drogą powiatową, jest Zarząd Powiatu Koszalińskiego. Ale w zdaniu „zarządcą drogi jest powiat koszaliński” wyrażenie powiat koszaliński można użyć jako zwyczajową nazwę. Tę oficjalną nazwę piszemy wielkimi literami, jej nieoficjalny odpowiednik – małymi.

Małą literą zapisujemy nazwy urzędów, władz, instytucji, zakładów używane w znaczeniu nazw pospolitych, czyli Jan pracuje w urzędzie gminy, córka uczy się w gimnazjum, organem prowadzącym szkołę jest powiat nakielski, pracownicy starostwa powiatowego w Gołdapi nie pracują w święta itd.

Które konstrukcje są poprawne? Czy: statut miasta Gdańska, prezydent miasta Gdańska, Rada Osiedla Brzeźna, czy: statut miasta Gdańsk, prezydent miasta Gdańsk, Rada Osiedla Brzeźno?

Połączenie rzeczownika „miasto” z nazwą tego miasta powinno pozostawać w związku zgody, to znaczy powinny się odmieniać oba człony takiego połączenia. Powiemy więc: statut miasta Gdańska, prezydent miasta Gdańska itd. Żeby to się utrwaliło, przypomnijmy sobie fragment wiersza Antoniego Słonimskiego: „Ogłaszam alarm dla miasta Warszawy” (nie: dla miasta Warszawa) lub powiedzenie Jana Brzechwy: „bo w mieście Łodzi to nie uchodzi” (nie: bo w mieście Łódź).

Niektóre miasta postanowiły jednak nie korzystać z tej zasady. Np. włodarz Mińska Mazowieckiego podpisuje się jako Burmistrz Miasta Mińsk Mazowiecki. Stojąc przed ratuszem w Lublinie mamy przed sobą tabliczki: Rada Miasta Lublin, Prezydent Miasta Lublin. Takie połączenia nie zyskały jak dotąd aprobaty normatywnej – zauważa Rada Języka Polskiego.

Inne zasady obowiązują wtedy, gdy pierwszym członem są rzeczowniki: osiedle, wieś, powiat, gmina, a także kino, hala itp. Wyrazy te tworzą z nazwą własną, która po nich następuje, związek rządu, co oznacza, że przy odmianie przez przypadki nazwa własna pozostaje w formie mianownikowej, czyli: Rada Osiedla Brzeźno, do wsi Wólka, w powiecie Grodzisk, w gminie Sępolno, w kinie Wisła, w hali Wola itd.